প্রায় প্রতিদিনই ব্যক্তিগত বা পেশাগত বিভিন্ন বিষয়ে ইমেইল লিখতে হয়। ব্যক্তিগত ইমেইল যেমনই হোক না কেন, পেশাগত জীবনে সাফল্য বা ব্যর্থতার অনেককিছুই আপনার ইমেইল লেখার দক্ষতার উপরে নির্ভর করে।

কিভাবে একটি কার্যকর ইমেইল লিখবেন, এই নিয়ে উপদেশমূলক কথায় না গিয়ে বরং চলুন আমরা এমন একজন সফল ব্যক্তির উদাহরন দেখি যিনি প্রায় তার সারা জীবনে কয়েক হাজার ইমেইল লিখেছেন। তিনি আর কেউ নন, অ্যাপলের সহ-প্রতিষ্ঠাতা ও ভিশনারী স্টিভ জবস। 

যদিও এগুলার মাত্র অল্প সংখ্যক ইমেইল পাবলিক্লি প্রকাশ করা হয়েছে, এগুলোর অধিকাংশই ছিল কাস্টোমারদের করা অভিযোগের প্রতিউত্তর। কিন্তু এগুলোর মধ্যে এমন কিছু বৈশিষ্ট্য ছিল যা কিনা রিটেন কমিউনিকেশনে জবসের দক্ষতাকেই  প্রকাশ করে। তার মধ্যে একটিকে উদাহরন হিসেবে ধরে নিয়ে কিভাবে একটি ফলপ্রসূ ইমেইল লিখতে হয়, সেটা নিয়েই আপনাদের ধারনা দেওয়ার চেস্টা করবো।

পূর্ব প্রসঙ্গ

২০১০ সালে জবস এবং অ্যাপল মার্কেটে আইপ্যাড আনার প্রস্তুতি নিচ্ছিল যেটার একটা মূল বৈশিষ্ট ছিলো ই-রিডার হিসেবে কাজ করা আমাজনের কিনডলের মতো (যেটা আইপ্যাড আসার কয়েক বছর আগেই মার্কেটে আসে)। এবং অবশ্যই এক্ষেত্রে যতবেশি প্রকাশক অ্যাপলের আইটিউন স্টোরে বুক কন্ট্রিবিউট করতে রাজি হবে, আইপ্যাডের প্রতি কাস্টমারদের আকর্ষন ততটাই বাড়বে।

চারটি বড় প্রকাশনা তার জন্য ইতোমধ্যে চুক্তিতে সই করেছিল। কিন্তু অন্য একটি প্রকাশনা, হারপার কলিন্স, রাজি হচ্ছিল না। শেষপর্যন্ত এটা নিয়ে কথাবার্তা জবস এবং জেমস মারডক পর্যন্ত গড়ায়। জেমস ছিলেন হারপার কলিন্সের প্যারেন্ট কোম্পানি নিউজ করপোরেশনের এর নির্বাহী। মারডক অ্যাপলের প্রস্তাবে বিশেষ করে প্রস্তাবিত মূল্যে তার কোম্পানির পক্ষ থেকে সম্মতির নিশ্চয়তা দিচ্ছিল না।

তখন স্টিভ হারপার কলিন্সকে রাজি করানোর জন্য নিচের ইমেইলটি লিখেন।

এটার মধ্যেই ইমেইল লিখার ক্ষেত্রে আপনি জবসের দক্ষতা দেখতে পাবেন। বোঝার সুবিধার্থে এটাকে ভাগ ভাগ করে ব্যাখ্যা করা হলো।

প্রাপকের নাম

ইমেইল অনেক বড়কিছুর একটা অংশকে মাত্র প্রতিনিধিত্ব করে। খেয়াল করুন, এখানে জেমস মারডককে তার নামে সম্বোধন করার কোন প্রয়োজন ছিল না। কিন্তু জবস তাই করেছে। কেন করেছে? স্টিভ জবসের মনে কী ছিলো তা আমরা পড়তে না পারলেও এর পেছনের মনস্তাত্ত্বিক দিকটা বোঝা সম্ভব। কোন ব্যক্তির ফার্স্ট নাম ব্যবহার সেই ব্যক্তির সাথে সম্পর্ককে পুনঃস্থাপন করে বিশ্বাস প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রে কাজ করে। অনেকটা এরকম, “ দেখুন, আমি আপনাকে চিনি। আপনিও আমাকে চিনেন। আমাদের অবস্থান এখানে একইদিকে।”

নোটঃ তারমানে এই নয় যে, সব ধরনের ইমেইলেই আপনাকে প্রাপকের নাম উল্লেখ করতে হবে বিশেষত যেখানে পূর্ব আলোচনা হয়ে গেছে। কিন্তু আপনি যদি কোন পয়েন্টকে ফোকাস করতে চান অথবা কমন মতামতের উপর কোনকিছুকে পুনরায় প্রতিষ্ঠিত করতে চান, ডেল কার্নেগির নিন্মোক্ত উক্তিটি স্মরণ করুন,
‘"A person's name is to that person the sweetest and most important sound in any language."

পূর্ব ভাবনা

যদিও এটা নিশ্চিত ভাবে বলা সম্ভব না এই ইমেইলটি লিখতে জবস কতটুকু সময় নিয়েছিল কিন্তু এটা সহজেই অনুমেয় যে, অন্তত কয়েকমিনিট সময় সে এটার পিছনে ব্যয় করেছিল। যেখানে খুব সহজ ভাষায় সে তার অবস্থান পরিষ্কার ভাবে জানিয়ে দিয়েছিল।
লক্ষ্য করুন, "Heck, Amazon is selling these books at $9.99, and who knows, maybe they are right and we will fail even at $12.99," Jobs writes. "But we're willing to try at the prices we've proposed. We are not willing to try at higher prices because we are pretty sure we'll all fail." এই লিখাটুকুতে জবসের ভাষা অনেকটা আলাপচারিতার মতো ছিল যেটার সহজেই পালটা উত্তর দেওয়া সম্ভব। যদিও এখানে  অ্যাপলের পক্ষপাতিত্ব চোখে পড়ে কিন্তু এটার মধ্যে দিয়ে তাদের হারপার কলিন্সকে রাজি করানোর সর্বোচ্চ প্রচেষ্টাটুকু ফুটে উঠেছে। পাশাপাশি তারা এটাও বলেছে, ভুল হলে তারা সেটাকে লেসন হিসেবে কাজে লাগাবে।
অতঃপর জবস স্পষ্টভাবে হারপার কলিন্সকে তিনটি অপশন দেখিয়েছে। সেখানে সে জটিল বিষয়গুলোকে সহজভাবে সাজিয়ে পরোক্ষভাবে মারডককে ডিসিশন নিতে প্রভাবিত করেছে।

নোটঃ সময়  নিয়ে ইমেইলকে সাজান। কাউকে রাজি করানো, প্রভাবিত করানো বা কারো সাথে সম্পর্ক স্থাপনের ক্ষেত্রে এটাকে একটা সুযোগ ভেবে কাজে লাগান। যদি ইমেলটি গুরুত্বপূর্ন হয়, প্রথমে খসড়া লিখে আপাতত রেখে দিন। পরে এটাকে আবার পড়ুন এবং প্রয়োজনে এডিট করে নেন। প্রাপকের দৃষ্টিভঙ্গি থেকে এটাকে দেখার চেস্টা করুন।

প্রয়োজনে নিজেকে নিচের প্রশ্নগুলো করুন-
১। এটা কি স্পষ্ট এবং যুক্তিযুক্ত? নিরপেক্ষ এবং সামঞ্জস্যপূর্ন?
২। পড়াটা কি সহজ হবে? (প্রয়োজনে নাম্বার, বুলেট চিহ্ন ব্যবহার করুন)
৩। আপনি কি নিশ্চিত যা লিখেছেন তার জন্য আপনি পরে অনুতপ্ত হবেন না?
৪। খুব বেশি বা প্রয়োজনের অতিরিক্ত কথা লিখে ফেলেন নি তো?

কয়েকবার নিজেকে এই প্রশ্নগুলো করুন যতক্ষন পর্যন্ত না আপনি নিশ্চিত হচ্ছেন, সবকিছু ঠিক আছে।
মনে রাখবেন, ইমেইলে অর্থহীন ভাষার ব্যবহার করা বা অন্যকে ইমপ্রেস করার চেস্টা করাটা বুদ্ধিমানের কাজ নয়। মানুষ মুখোমুখি সাক্ষাৎকেই বেশি সমাদর করে। সে আপনার উর্ধ্বতন হোক কিংবা সহযোগী। এটা নিশ্চিত করুন, আপনার লিখা যাতে আপনাকে সেভাবে উপস্থাপন করে।

গোছানো লিখা

লিখিত বক্তব্য গোছালো, সংলাপধর্মী ও পরিচ্ছন্ন হওয়াটা জরুরি। তার জন্য বিষয়বস্তু নিয়ে পূর্বে চিন্তা করে রাখা দরকার। গুছিয়ে চিন্তা করতে পারলে আপনি গুছিয়ে লিখতেও পারবেন। অপরদিকে চিন্তা অগোছালো হলে, বক্তব্যও অগোছালো হবে।

উপরের ইমেইলটিতে খেয়াল করে দেখুন, জবস প্রয়োজনমতো ক্যাপিটালাইজেশন, পাংচুয়েশন, স্পেলিং, গ্রামার এবং সিনট্যাক্স এর ব্যবহার করেছে। এটা আপনি নিশ্চিতভাবে বলতে পারবেন না যে, প্রথমবারের চেস্টাতেই এটা সম্ভব।

বিস্ময়কর হলেও সত্য, এখনকার অধিকাংশ ইমেইলের ভাষাই  গোছালো, সংলাপধর্মী ও পরিচ্ছন্ন থাকে না। কিন্তু আপনি যদি আপনার লিখার প্রতি মনোযোগী হোন, এটা প্রাপকের কাছে  আপনার চিন্তার গুরুত্বকে সহজভাবে সুন্দরভাবে প্রকাশ করতে সাহায্য করবে। এবং খুঁটিনাটি ব্যাপারগুলোর প্রতি গুরুত্ব প্রদান, প্রাপকের কাছে অন্যদের থেকে আপনাদের গুরুত্বকে বাড়িয়ে তুলবে।

ইমোশনাল ইন্টেলিজেন্সি

স্বাভাবিকভাবে মানুষ অন্যের চাপে পরে সিদ্ধান্ত  নিতে পছন্দ করে না। সে ডিসিশন নেওয়ার ক্ষেত্রে নিজের ক্ষমতাকে কাজে লাগাতে চায়। এবং এই জিনিসটি জবস ভালোভাবে বুঝতে পেরেছিলেন। শেষ লাইনটি খেয়াল করুন-
"Maybe I'm missing something, but I don't see any other alternatives. Do you?"
তের শব্দের ছোট এই সহজ বাক্যটার মধ্যে দিয়ে জবস একইসঙ্গে আত্মবিশ্বাস ও নম্রতার সাথে মারডকের কাছে তার মতামত জানিয়ে দিল। মূলত সে মারডককেই প্রস্তাব অগ্রাহ্য করার অথবা কোন সমাধান দেওয়ার সুযোগ তৈরি করে দিল।

নোটঃ  আপনার কথাগুলোকে এমন ভাবে উপস্থাপন করুন যাতে আপনার কমিউনিকেশন পার্টনার অনুভব করে, সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়ায় তাকে যথাযোগ্য গুরুত্ব দেওয়া হচ্ছে। সে এখানে নামমাত্র ভূমিকা পালন করছে না।

আপনার কথাগুলোকে এমন ভাবে উপস্থাপন করুন যাতে আপনার কমিউনিকেশন পার্টনার অনুভব করে, সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়ায় তাকে যথাযোগ্য গুরুত্ব দেওয়া হচ্ছে।​​

অন্যের কথা শুনুন, তাদের চিন্তা, উদ্বেগ গুলো জানুন, প্রয়োজনে ভুল স্বীকার করুন। এগুলো আপনাকে অন্যদের মধ্যে বিশ্বাস জন্মাতে সাহায্য করবে। সেক্ষেত্রে, আপনি সমস্যা, উদ্বেগ সবকিছু মাথায় নিয়েই দক্ষতার সাথে দ্রুত সমাধানের দিকে আগাতে পারবেন।

বিদায় সম্ভাষণ

সাধারণত এই ধরনের ইমেইলে যেখানে আলোচনা চলমান থাকে, সেখানে প্রশ্নবাক্য দিয়েই শেষ করে দেওয়া যায়।  যেটা কিনা জবসও করতে পারতেন। কিন্তু তিনি শেষে  তার নামের সাথে "regards," লিখে লিখার সমাপ্তি টেনেছেন। এটা তার লিখাকে আরো সুন্দর করার সাথে লিখার বিষয়বস্তুকে স্বকীয় ও  সম্মানসূচক করে তুলেছে। রিডার সবশেষে এটাই পড়বেন। এটা তার কাছে লিখার বিষয়বস্তুকেই আরো বেশি গ্রহনযোগ্য করে তুলতে সহায়ক হবে, অনেকটা Cherry on the Top এর মতো।