কিছু মানুষকে দেখবেন আপনার খুব ভালো লাগে আর কিছু মানুষকে বিরক্তিকর। কিছু মানুষ সহজেই আপনাকে সব বুঝিয়ে দিতে পারে আর কিছু মানুষ সারাদিন কথা বলেও বোঝাতে পারছে না। পার্থক্যটা কমিউনিকেশন স্কিলে। কমিউনিকেশন স্কিল ব্যপারটা আসলে কী? একটু শিল্প-সাহিত্য দিয়েই শুরু করি। আসলে কমিউনিকেশন ব্যপারটা একটা শিল্পইতো, তাই না? রোনান কেটিং এর একটা গান আছে, 'You say it best when you say nothing at all'. গানটার প্রথম সাত লাইন এরকম-

It's amazing how you can speak right to my heart
Without saying a word you can light up the dark
Try as I may I could never explain what I hear when you don't say a thing

The smile on your face lets me know that you need me
There's a truth in your eyes saying you'll never leave me
A touch of your hand says you'll catch me if ever I fall
Now you say it best when you say nothing at all

একটু বেশী কাব্যিক হয়ে গেল, তাই না? একটু বেশীই আবেগী; কিন্তু এই সাত লাইনে কমিউনিকেশন স্কিলের খুব গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলো লুকিয়ে আছে। একজনের হৃদয়ের ভেতরে ঢুকে যাওয়ার মত কিছু বলা বা করা। কিছু না বলে বা খুব কম কথা বলেই সবকিছু দিনের মত পরিষ্কার করে দেয়া। আপনার উপস্থিতি ও প্রভাব দিয়ে আরেকজনকে আচ্ছন্ন করে ফেলা। হৃদয় জয় করে নেয়ার মত হাসি দিয়ে অপরের গুরুত্বটা বুঝে নেয়ার সক্ষমতা দেখানো। আই কনটাক্টে নির্ভরতা, সততা, শ্রদ্ধা ও ভরসা ফুটিয়ে তোলা। হ্যান্ড শেক থেকে শুরু করে পিঠ চাপড়ে দিয়ে নিরাপত্তা ও নির্ভরতা আশ্বাস জানিয়ে দেয়া এবং এগুলো সব শুধু মুখে না বলে আপনার আচরণ ও ব্যক্তিত্বে ফুটিয়ে তোলার যোগ্যতাই আসলে কমিউনিকেশন স্কিল। এই ব্যপারগুলো সহজ ভাষায়  পয়েন্ট আকারে তুলে ধরা যাক

১) মনোযোগ দিয়ে শুনবেন (Listening)

খেয়াল করে দেখুন, এরকম মানুষকে আপনার কখনোই ভালো লাগেনি যে শুধু নিজেই বলতে চায়, আপনারটা শুনতে চায় না। আবার এমন অনেকে এখনো আপনার হৃদয়ে জায়গা করে আছে; যারা খুব বেশী কিছু বলেনি কিন্তু মনোযোগের সাথে আপনার প্রতিটা কথা শুনেছে, প্রয়োজনীয় রেসপন্স করেছে, আপনাকে বোঝার চেষ্টা করেছে। যার সাথে কমিউনিকেট করতে চাচ্ছেন তার কথা মনোযোগ দিয়ে শুনলে আপনি তার মনোভাবটা বুঝতে পারবেন, তাকে পড়তে পারবেন এবং কিভাবে প্রভাবিত করা যেতে পারে সে সম্পর্কে পরিষ্কার একটা ধারণা তৈরি হবে। নিজেকেও গুছিয়ে নিতে পারবেন, অল্প কথায় ও পরিষ্কার ভাষায় তাকে বুঝিয়ে দিতে পারবেন আপনি ঠিক কী চান এবং সেটা কেন তার জন্য গুরুত্বপূর্ন। সর্বপরি তাকে জয় করে নিতে পারবেন।

২) ননভার্বাল কমিউনিকেশন (Nonverbal Communication)

আপনি যদি একদম চুপ থেকেই সবচাইতে ভালো বুঝিয়ে দিতে পারেন, তবে সেটাই ভালো ভাবে কমিউনেকট করা হলো। অনেকেরই ধারণা- কমিউনিকেশন স্কিল মানে প্রচুর কথা বলতে পারা, অনেকগুলো ভাষা জানা। এটা পুরোপুরি সত্য নয়। অনেকগুলো ভাষা জানা এবং কথা বলতে পারা অবশ্যই একটা যোগ্যতা কিন্তু সেটাই শেষ কথা নয়। আপনার বডি ল্যাঙ্গুয়েজ, আই কনটাক্ট, অঙ্গভঙ্গি (যেমন হাতের নড়াচড়া) এবং স্বরভঙ্গি বা Tone আপনার বক্তব্যকে ফুটিয়ে তোলতে পারে, কোনরকম বাক্য ব্যায় ও শব্দ উচ্চারণ ছাড়াই। আই কনটাক্ট ব্যপারটার কথা ভাবুন। আপনি একজনের সাথে কথা বলছেন আর সে অন্যদিকে তাকিয়ে আছে বা মোবাইল টিপছে। কেমন অস্বস্তিকর না ব্যপারটা? এমন মানুষকে আপনার ভালো লাগবে? তার সাথে কমিউনিকেট করা সম্ভব? সুতরাং তাকাবেন, সুন্দর ও স্বচ্ছ দৃষ্টিতে। এটা অপরজনকে বুঝিয়ে দেয় আপনি আগ্রহ নিয়ে শুনছেন, ফোকাস করেছেন। তবে এমনভাবে স্থির দৃষ্টিতে তাকিয়ে থাকবেন না; যা তার জন্য অস্বস্তিকর হয়ে দাঁড়ায়। এই ব্যপারগুলো প্রতিদিনই আপনার সাথে ঘটে চলেছে। আপনি কিভাবে অন্যদেরটা নিচ্ছেন, তা থেকে শেখার চেষ্টা করুন।

আবার, আপনি যেমন কথা না বলেই অন্যকে কিছু বুঝিয়ে দেয়ার চেষ্টা করছেন, অন্যজনও সেটা করতে পারে। তার এই ভাষা পড়ার চেষ্টা করুন। মনোভাব ও ইঙ্গিত পড়া শিখুন। কেউ আপনার কথায় বা আচরণে বিরক্ত কিংবা অস্বস্তি অনুভব করছে কিনা, সেটা বুঝতে পারবেন যদি তাকে পড়তে পারেন। সাইকোলজি নিয়ে কিছুটা পড়াশোনা থাকলে এটা আপনার জন্য সহজ হবে। তাই এ ব্যপারে পড়ুন, মানুষকে জানার চেষ্টা করুন। কিসে মানুষ খুশি হয় কিসে বিরক্ত, এসব সম্পর্কে যত বেশী পরিষ্কার ধারণা আপনার থাকবে, ততই ভালো কমিউনিকেট করতে পারবেন।

৩) বক্তব্যে সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট করুন (Clarity and Concision)

কমিউনিকেশন স্কিলের একটা খুব গুরুত্বপূর্ন জায়গা হচ্ছে- Clarity and Concision, বাংলায় স্পষ্টতা ও সংক্ষিপ্ততা। মানে, সবচাইতে কম শব্দ ব্যবহার করে যদি কোন কিছু আপনি খুব পরিষ্কার ভাবে ফুটিয়ে তুলতে পারেন, অন্যকে প্রভাবিত করতে পারেন, তাহলে সেটাই সবচাইতে ভালো কমিউনিকেট করা হলো। একদমই কথা বলতে না পারা যেমন সমস্যা তেমনি প্রচুর কথা বলাও সমস্যা। বলতে হবে সহজ ভাষায়, স্পষ্ট করে ও পর্যাপ্ত পরিমানে। যে কথা অন্যরা দশ মিনিটে বোঝাতে পারে সেটা এক মিনিটে বুঝিয়ে দিতে পারাটাই আপনার যোগ্যতা। এখানেই মুন্সিয়ানা। কথা অল্প ভাষায় সরাসরি বলুন। অতিরিক্ত বলে ফেললে অপরজন  বিভ্রান্ত হতে পারে, বিরক্তি উৎপাদন করতে পারে যা আপনার মূল উদ্যেশ্যকে ব্যহত করবে। 

৪) বন্ধুভাবাপন্নতা বা বন্ধুত্বপূর্ন (Friendliness)

একটা বন্ধুত্বপূর্ন হাসি, কিছু ব্যক্তিগত সুখ-দুঃখ জানতে চাওয়া প্রশ্ন, বন্ধুত্বপূর্ন টোন বা ভাব অপরজনকে আপনার সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে সৎ করে তুলবে। তারা খোলামেলা ভাবে কথা বলার সাহস ও উৎসাহ পাবে। একজন সহানুভূতি-সম্পন্ন ও মার্জিত ব্যক্তিকে সকলেই পছন্দ করে। তার সাথে কমিউনিকেট করা সহজ ও স্বাচ্ছন্দ্যময়। আপনার সামনে অন্যকে কমফোর্ট ফিল করতে দিন, যোগাযোগ অনেক সহজ হয়ে যাবে।

৫) প্রত্যয়ী হন, বি কনফিডেন্ট (Confidence)

অন্যের সাথে কথা বলার সময় প্রত্যয়ী হন, কনফিডেন্স দেখান। আপনি নিজেই যদি নিজের বক্তব্যের ব্যপারে অনিশ্চিত থাকেন, অপরজন সেখানে নিশ্চয়তা খুঁজে পাবে না। ইতিবাচক দৃষ্টি ও দৃঢ় কণ্ঠ দিয়ে অন্যকে বুঝিয়ে দিন, আপনি যা বলছেন সেটার ব্যপার আপনার নিজের যথেষ্ঠ আস্থা রয়েছে। অপরজনও তাতে প্রভাবিত হবে, ভরসা খুঁজে পাবে। নির্দেশনা দেয়া বা গাইড করার ক্ষেত্রে এমনভাবে বলবেন না যা থেকে অন্যের মনে হতে পারে; আপনি নিজেই বুঝতে পারছেন না, আপনার নিজের ভেতরেই প্রশ্ন রয়ে গিয়েছে। তবে এটা করতে গিয়ে উদ্ধত ও আক্রমনাত্বক হওয়া যাবে না। অপরের দিকটা ভালোভাবে বুঝে নিয়ে নিজের বক্তব্য রাখুন, নির্দেশনা দিন, গাইড করুন।

৬) সহানুভূতি ও সহমর্মিতা প্রদর্শন করুন (Empathy)

জগতের সকলের সাথেই আপনি একমত হবে এমন কিন্তু না। সেটা আপনার অধীনে কাজ করা লোকটির ক্ষেত্রেও হতে পারে। কী করবেন তখন? 'আম্নে কি আমাত্তে বেশী বুঝেন' বলে ঝাঁপিয়ে পড়বেন? না! তাদের পয়েন্ট অব ভিউটা বোঝার চেষ্টা করুন, সম্মান দেখান। দ্বিমত জানাতে এভাবে শুরু করুন- 'আপনার ব্যপারটা বুঝতে পেরেছি। আপনার জায়গায় থাকলে হয়তো আমিও এভাবেই ভাবতাম বা বলতাম। কিন্তু....'। খেয়াল করে দেখুন, আমরা যখন কিছু বলি বা কোন ব্যপারে ধারণা করি, তখন কিন্তু সেটা সঠিক জেনেই করি। সকলেই তাই করে। এটা তাদের জানার সীমাবদ্ধতা বা অন্য কোন কারণে হতে পারে কিন্তু দোষের নয়। আপনি ব্যপারটা বোঝার চেষ্টা করে তাকে সম্মান দিয়ে এমন কিছু তথ্য তার সামনে রাখুন যাতে সে নিজের ভুলটা বুঝতে পারে। তবে খেয়াল রাখবেন সে যাতে আক্রান্তবোধ বা পরাজিত অনুভব না করে। 

৭) খোলা মনের হবেন, খোলা মনে কথা বলবেন

নমনীয় এবং খোলা মনের হওয়া ভালো। অনমনীয় (Rigid) মনোভাবের মানুষের সাথে কমিউনিকেট করা কঠিন, অস্বস্তিকর। আরেকজনকে বোঝার চেষ্টা, পুরোপুরি বিপরীত মত দেখেও  হুট করে প্রতিক্রিয়া না দেখিয়ে সেটা নিয়ে ভাবা ভালো অভ্যাস। এটা আপনার কমিউনিকেশন স্কিল বাড়াবে, সম্পর্কের উন্নয়ন ঘটাবে, জ্ঞান বাড়াবে, সর্বপরি নিজের ব্যক্তিত্ব মজবুত করবে। এসব ক্ষেত্রে সৎ থাকুন। নিজের জানায় বা ধারণায় ভুল খুঁজে পেলে সংশোধন করে ফেলুন। আখেরে আপনার নিজেরই লাভ।

৮) অপরকে সম্মান প্রদর্শন করা

সম্মান দিলে সম্মান পাওয়া যায়। খুব পরিচিত ও সহজ কথা। আপনি নিজেও জানেন। কোন ব্যক্তি বা তার ধারণা ও আইডিয়াগুলোর প্রতি সম্মান জানালে সে আপনার সাথে আরো খোলাখুলি কথা বলতে উৎসাহী হবে। আপনার কাছ থেকে তার গ্রহণ করার পথ খুলে যাবে, আপনাকেও সম্মান দেখাবে। এপ্রিশিয়েট করা শিখুন। তার নাম মনে রাখুন, সদয় দৃষ্টিতে তাকান। নির্মল হাসি উপহার দিন। এগুলো তার সাথে আপনার কমিউনিকশন সহজ করে দিবে।

৯) ফিডব্যাক জানান, সাড়া দিন

সাড়া দিতে পারা, সঠিকভাবে ফিডব্যাক দেয়া ও নেয়ার সক্ষমতা কমিউনিকেশন স্কিলের একটি গুরুত্বপূর্ন জায়গা। ফিডব্যাকের ক্ষেত্রে গঠনমূলক (constructive) থাকা জরুরী। সামনাসামনি, ফোন বা ইমেইল নিয়মিত যোগাযোগ রাখুন, যোগাযোগের জবাব দিন। আলোচনায় যেখানে প্রয়োজন সেখানে সাড়া দিন, প্রয়োজনে প্রশ্ন করুন, একমত জানান, প্রশংসা করুন। যেকোন কারণেই হোক আমাদের দেশে মানুষ প্রশংসা ও এপ্রিশিয়েট করার ব্যপারটাকে ভুল ভাবে নেয়। অনেকে এটাকে 'তৈল মর্দন' হিসেবে চিহৃিত করে। এসব ব্যপারে আমাদের দৃষ্টিভঙ্গি বদলানো জরুরী। 

এপ্রিশিয়েট করা, ধন্যবাদ জানানো গুরুত্বপূর্ন। এগুলোর প্রচলন আমাদের সংস্কৃতিতে তেমন নেই। এক্ষেত্রে অন্যদের সংস্কৃতি থেকে শেখার চেষ্টা করুন। এবিষয়ে আরো বিস্তারিত আলোচনা পরবর্তী পর্বগুলোতে থাকবে। 

১০) যোগাযোগের ক্ষেত্রে সঠিক মাধ্যম ব্যবহার করুন

এটা জানা খুব জরুরী যে, কোন ধরনের যোগাযোগের জন্য কোন ধরনের মাধ্যম বেছে নিতে হবে। আপনি নিজেও জানেন যে, এমন কিছু ব্যপার আছে যা ফোনে বা ইমেইলে বুঝিয়ে বলা যায় না। এক্ষেত্রে সামনা সামনি বলুন। আবার এমন অনেক ব্যপার আছে যা হয়তো সামান্য একটা টেক্সট ম্যাজেস বা ইমেল দিয়ে করে ফেলাই ভালো। সেক্ষেত্রে সামনা সামনি বসতে গিয়ে নিজের ও অপরের সময় নষ্টের পাশাপাশি বিরক্তিকর পরিবেশও সৃষ্টি হতে পারে। তাই যোগাযোগের জন্য কেমন মাধ্যম বেছে নিতে হবে, এটা বোঝা জরুরি। এটা কমিউনিকেশন স্কিলের আরেকটি খুব গুরুত্বপূর্ন জায়গা।

কী করা উচিত না এবং কিভাবে করা উচিত না, তা জানাও জরুরী।

কী করা উচিত, কিভাবে করা উচিত তা নিয়ে আমরা উপরে কথা বললাম। কী করা উচিত না এবং কিভাবে করা উচিত না, তা জানাও জরুরী। এরকম কয়েকটি বিষয় সম্পর্কে জানি চলুন।

১) কাউকে হুট করে জাজ করবেন না বা অন্যের সম্পর্কে হুট করে ধারণা নিয়ে ফেলবেন না। এরকম হুট করে বিচার করে ফেললে সেটা আপনাকে এমন কোন ধারণায় পৌঁছে দিতে পারে যার ফলে আপনি তার সাথে খারাপ আচরণ করতে বাধ্য হবেন। তাকে অপমানজনক কিছু বলে বসতে পারেন এমনকি গালিও দিয়ে ফেলতে পারেন। তাই এসম্পর্কে সাবধান থাকা জরুরী।

২) অমনোযোগী হবেন না। যার সাথে কথা বলছেন তার প্রতি মনোযোগ হারিয়ে ফেললে অথবা যথেষ্ঠ মনোযোগ দেখাতে না পারলে সেই আলোচনা/কথা থেকে ভালো কিছু হওয়ার সম্ভবনা কমে আসবে। গুরুত্বপূর্ণ মিটিং করার সময় মোবাইল ফোন সাইলেন্ট করে রাখুন। কথা বলতে বলতে ফোনে অন্য কিছু করবেন না।

৩) দুর্বোধ্য​ ভাষা পরিহার করুন। যার সাথে কথা বলছেন তার কাছে দূর্বোধ্য লাগতে পারে এমন যেকোন শব্দ, বাক্য অথবা টার্ম পরিহার করুন। আপনি যে বিষয়ে বিশেষজ্ঞ সেই বিষয়ে অন্যজন বিশেষজ্ঞ নাও হতে পারে। সেক্ষেত্রে এমন কিছু বলবেন না যেটা শুধু আপনিই বুঝতে পারছেন, অপরজন বুঝতে পারছে না। কথা বলার সময় অপরজনের বোঝার ব্যপারটা খেয়াল না রাখলে অযথা সময় নষ্ট ছাড়া আর কিছুই হবে না।

৪) অযথা উপদেশ অথবা সমাধান দেয়ার চেষ্টা করবেন না। মানুষ উপদেশ পছন্দ করে না। এমনকি সে আপনার কাছ থেকে উপদেশ চাওয়ার পরেও আপনার উপদেশ যদি তার মনমত না হয়, তাহলে সে ওটা ওটা অপছন্দ করবে। আপনাকেও করতে পারে। একই কথা সমাধান দেয়ার ব্যপারেও খাটে। যে সমাধান চাচ্ছে না তাকে সমাধান দিতে যাবেন না। যে চাচ্ছে, তাকে দেয়ার ব্যপারেও সতর্ক থাকুন। সর্বপরি ফ্রি এডভাইস ও আগ বাড়িয়ে সমাধান দেয়ার মনোভাব পরিবর্তন করে ফেলুন। এগুলো আপনার ব্যক্তিত্বের জন্য ক্ষতিকর, কমিউনিকেশন স্কিল ধ্বংসকারী।

৫) অন্যের উদ্দেশ্য ও উদ্বেগ এড়িয়ে যাবেন না। অপরজন যে বিষয়ে কথা বলছে বা যা বোঝাতে চাচ্ছে সেটাকে এড়িয়ে নিজের কথা বা অন্য কিছু বলতে শুরু করাটা দৃষ্টিকটু। এটা আপনার  কমিউনিকেশন স্কিল, সম্মান ও ব্যক্তিত্ব নষ্ট করবে। আপনি আগ্রহবোধ না করলে চুপ থাকুন অথবা তাকে শান্তনা দিয়ে এবিষয়ে পরে কখনো কথা বলার বা ভাবার কথা বলতে পারেন। সম্পর্ক ভালো রাখতে চাইলে দাঁত চেপে চুপচাপ হজম করে যেতে পারেন। কিন্তু সরাসরি এড়িয়ে যাবেন না।

কমিউনিকেশন স্কিল খুব বড় একটি বিষয়। এত অল্প কথায় এটা বোঝানো কঠিন। তাও যতটুকু সম্ভব বলার চেষ্টা করেছি। এখানে দেয়া প্রথম দশটি পয়েন্টের প্রতিটি নিয়ে আরো বিস্তারিত আলোচনা নিয়ে আরো দশ পর্ব করার ইচ্ছে রইলো। সেই পর্যন্ত ভালো থাকুন।